La IA contra el papeleo: cómo las subvenciones por fin pueden llegar a quienes las necesitan

Millones sobre la mesa… y nadie llega a ellos

En 2023 se quedaron sin repartir miles de millones de euros en ayudas públicas. No porque faltaran pymes o autónomos con proyectos, sino porque el sistema sigue siendo, en la práctica, un laberinto burocrático. Formularios infinitos, convocatorias dispersas en decenas de boletines oficiales y plazos imposibles hacen que muchas empresas tiren la toalla antes de empezar.

El resultado es tan absurdo como preocupante: hay dinero, hay necesidad, pero el puente entre ambas cosas está roto. Y ese puente hoy se llama burocracia.

Cuando el papel se convierte en muro

Lo que para la Administración es “tramitación”, para una pyme de tres empleados es tiempo que no tiene. Buscar convocatorias, leer bases legales farragosas, entender requisitos, preparar memorias y justificar hasta el último céntimo: todo eso exige recursos que muchas empresas pequeñas sencillamente no pueden dedicar.

Hasta ahora el proceso era siempre el mismo:

• Ir “ventanilla por ventanilla”

• Depender de asesorías saturadas

• Perder semanas entre documentos, anexos y plataformas distintas

El resultado es un ecosistema donde las ayudas no son para quien más las necesita, sino para quien mejor aguanta el papeleo.

La inteligencia artificial entra en escena

Aquí es donde Pedro Robles, CEO de Fandit, pone el foco: la IA no es un “gadget” más, sino la herramienta que permite cambiar por completo las reglas del juego.

Hoy ya es posible que una plataforma:

• Lea de forma automática miles de convocatorias de subvenciones al día

• Las clasifique por sector, tamaño de empresa, territorio y requisitos

• Cruce esos datos con el perfil de una pyme o un autónomo

• Y le diga, en segundos: “estas son las ayudas concretas a las que puedes optar”

Donde antes había que navegar BOEs y boletines autonómicos, ahora un motor de IA identifica oportunidades y las pone delante del beneficiario sin que este tenga que perder horas buscando.

De la memoria técnica eterna al “borrador en un clic”

Otro de los grandes cuellos de botella son las memorias técnicas y proyectos que exigen muchas convocatorias. Para muchos autónomos, esto era territorio prohibido:

• Demasiado técnico

• Demasiado largo

• Demasiado tiempo que quitar al trabajo del día a día

Con IA generativa, ese trabajo cambia de dimensión:

• El sistema recoge datos básicos de la empresa y del proyecto

• Propone un borrador de memoria adaptado a los criterios de la ayuda

• El asesor y el cliente revisan, corrigen y validan

No se trata de “que lo haga todo la máquina”, sino de pasar de partir de cero a partir de algo muy avanzado. La diferencia en tiempo y coste es enorme.

El giro de paradigma: que la ayuda busque al beneficiario

Robles plantea una idea potente: que dejemos atrás el modelo de “búscate la vida” y pasemos a uno donde el sistema persigue al beneficiario. Es decir:

• La IA monitoriza nuevas convocatorias

• Identifica automáticamente a qué empresas encajan

• Envía avisos personalizados: “tienes X días para solicitar esta ayuda, cumples los requisitos A, B y C”

Esto reduce la brecha entre grandes compañías —que tienen equipos dedicados a subvenciones— y pymes que hoy ni siquiera se enteran de que existía una ayuda perfecta para ellas.

El nuevo papel de las asesorías: de apagar fuegos a aportar valor

Con esta capa tecnológica, las clásicas gestorías y asesorías dejan de ser “rellenadores de formularios” para convertirse en partners estratégicos.

En lugar de dedicar el 80% del tiempo a tareas mecánicas, pueden centrarse en:

• Decidir qué ayudas encajan mejor en la estrategia de cada cliente

• Evaluar riesgos, obligaciones futuras y carga documental

• Acompañar en la justificación y el seguimiento del proyecto

La IA no sustituye al asesor; le libera de lo repetitivo y le obliga a subir de nivel.

¿Y ahora qué? Los retos para que esto sea la norma y no la excepción

El potencial está claro, pero aún quedan desafíos:

• Integrar estas herramientas en la propia Administración

• Unificar criterios y plataformas para que la IA pueda operar con menos fricción

• Garantizar que autónomos y micropymes también tengan acceso a estas soluciones, no solo las grandes firmas

Aun así, el movimiento ya ha empezado. Plataformas como Fandit demuestran que no es ciencia ficción: la tecnología existe, funciona y está ayudando a que menos dinero se quede cogiendo polvo en un presupuesto y más termine financiando proyectos reales.

Si la tendencia se consolida, el cambio de relato será enorme: las subvenciones dejarán de ser “un infierno burocrático” para convertirse, por fin, en una herramienta accesible de crecimiento. Y la IA, lejos de ser un enemigo del empleo, aparecerá como lo que ya empieza a ser en este campo: la llave que abre una puerta que llevaba años atrancada.